Diferenciar tu desarrollo PBSA de la competencia es la clave para salir victorioso. Los estudiantesesperan una amplia gama de comodidades, algunas más comunes que otras, como espacios sociales y zonas de estudio dedicadas. Pero lo que los estudiantes no ven todos los días es un sistema integral de gestión de parcelas.
Cada semana, los mensajeros entregan cientos de paquetes en las distintas promociones de PBSA, y no todas las entregas se realizan correctamente. ¿No destacaría tu residencia de estudiantes del resto si dispusieras de un sistema mejor?
Crear un sistema de gestión de paquetes en un alojamiento para estudiantes no tiene por qué ser difícil, siempre que cuentes con la ayuda de los socios adecuados. Te explicamos cómo ponerlo todo en marcha para que el servicio sea un éxito.
Encuentra el software adecuado
La forma actual de facturar paquetes y entregas está anticuada. Cuando los recepcionistas y el personal de conserjería deberían estar ayudando a los estudiantes, se ocupan de los paquetes. Los mensajeros no tienen otro lugar al que acudir cuando entregan paquetes, así que se dirigen directamente a la recepción. Eso significa que el empleado tiene que firmar los paquetes, guardarlos y enviar notificaciones a los alumnos.
Es un proceso que lleva mucho tiempo, y se pierden incontables horas. También genera una gran cantidad de papeleo innecesario que hay que clasificar y archivar, ocupando más tiempo y espacio.
Mientras el recepcionista y el mensajero organizan las entregas, también significa que cualquier alumno que se haya acercado al mostrador para pedir ayuda tiene que esperar. Dependiendo de la cantidad de paquetes que haya que pasar, esto puede significar que el alumno tenga que esperar durante mucho tiempo.
Encontrar el software adecuado para tu sistema de gestión de paquetes agiliza el proceso de entrega. En lugar de firmar cada paquete, la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) -compatible con todos los dispositivos móviles inteligentes- captura los datos importantes de la etiqueta del paquete.
Sólo tienes que hacer una foto para registrar el paquete. Entonces se enviará una notificación automática al propietario del paquete, haciéndole saber que su entrega está esperando para ser recogida.
Si el estudiante está en clase, en un seminario, divirtiéndose o ha vuelto a casa para una estancia corta, es posible que no pueda recoger su paquete inmediatamente y lo olvide. Tu tecnología debe estar programada para enviar recordatorios periódicos para garantizar que esto no ocurra.
Con el software adecuado, los mensajeros ocupan menos tiempo de tu personal y no tienes que enviar constantemente recordatorios a los estudiantes. A su vez, esto significa que el tiempo de tus recepcionistas puede emplearse mucho mejor en atender las consultas de los alumnos.
Asegúrate de que tienes espacio suficiente
Cuantas más entregas recibas, más tendrá que trabajar tu sistema de gestión de paquetes. El software es una forma estupenda de hacer un seguimiento de los paquetes y reducir las tareas que llevan mucho tiempo, pero ¿tienes algún sitio donde almacenar los paquetes?
Tener una gran cantidad de paquetes apilados alrededor de la recepción crea muchos problemas, a saber:
- Una zona de trabajo desordenada/desorganizada
- Peligros para la salud y la seguridad (tropiezos o caída de pilas)
- Potencial de daños
- Potencial de robo
- Da una impresión poco profesional a los estudiantes, especialmente a los que están buscando un nuevo alojamiento
Uno de los bienes más valiosos en la gestión de paquetes es el espacio. Si no puedes guardar los paquetes de forma segura y protegida en la recepción, la solución es una sala de paquetería específica.
Una sala de paquetería te ofrece a ti, a tu personal, a los mensajeros y a los estudiantes un lugar donde dejar las entregas hasta que estén listas para ser recogidas. Todos pueden estar seguros de que los paquetes están a salvo y seguros.
Sin embargo, para garantizarlo es necesario establecer medidas de seguridad, así que asegúrate de que tu proveedor de salas de paquetería ha pensado en ello:
- Cómo accederán los alumnos a la sala
- Vigilancia por CCTV
- Métodos de notificación (por ejemplo, texto o correo electrónico)
- Prueba de recogida (por ejemplo, una firma)
Escucha a los usuarios y revisa los datos
Disponer de un sistema de gestión de paquetes debería ayudar tanto a los alumnos como al personal y a los mensajeros en las entregas, pero la única forma de determinar su éxito es revisar su uso con regularidad.
Supongamos que preguntas a algunos de los alumnos qué opinan del sistema. Si te dicen que a menudo se olvidan de que tienen un paquete en recepción, las notificaciones push deberían convertirse en una parte más importante del servicio.
Si notas que tu personal es más productivo, revisa cuánto tiempo ahorran utilizando el software de gestión de paquetes en lugar de hacer un seguimiento manual de los mismos. Luego puedes utilizar esta información para determinar si renovar el servicio es un buen uso de los fondos.
Las decisiones tomadas en PBSA deben basarse en datos. Cuando construyas un sistema de éxito, querrás asegurarte de que se mantiene así, a la vez que encuentras nuevos métodos para seguir mejorando el servicio.
Crear un sistema de gestión de paquetes es el primer paso, pero supervisar su uso debe ser el siguiente paso continuo. Asegúrate de trabajar con un proveedor de paquetería que esté dispuesto a aprender más sobre cómo se utiliza el servicio. De este modo, sabrás que trabajarán conjuntamente contigo para mejorar continuamente el servicio para todos.
Instalar un sistema de gestión de paquetes que funcione
Un sistema sólo vale la pena si aporta valor. Tiene que ahorrar tiempo que puede emplearse mejor y proporcionar capas adicionales de seguridad para mantener a salvo las entregas.
En Parcel SafePlace, nuestros servicios están diseñados pensando en los usuarios finales. Hemos creado un sistema de gestión de paquetes que funciona para el personal, los estudiantes y los mensajeros.
Para ver cómo Parcel SafePlace puede ayudar a tu equipo a controlar las entregas, ponte en contacto para ver si puedes optar a una prueba gratuita de dos meses de PSP Lite. Con los datos recopilados en el periodo de dos meses, podrás ver cómo nuestro servicio realmente facilita la gestión de las entregas para todos.
