Si te remontas a abril de 2016, quizá recuerdes cuando la Unión Europea debatió por primera vez el concepto de GDPR. También puede que recuerdes la interminable avalancha de correos electrónicos de empresas preguntando si también podían conservar tus datos de contacto en sus archivos.
Aunque en su momento fue un poco pesado, entrar y salir de varias actualizaciones y acuerdos de empresa, el GDPR desempeña un papel enorme en la prevención del uso indebido de los datos personales de todo el mundo.
En este blog, te explicamos por qué los paquetería deben cumplir la normativa y cómo Parcel SafePlace garantiza el tratamiento adecuado de los datos personales de tus inquilinos.
¿Qué es el GDPR?
GDPR son las siglas en inglés del Reglamento General de Protección de Datos, y es la legislación clave de Europa sobre privacidad y seguridad digitales. Aunque el Reino Unido ya no forma parte de la UE, el GDPR europeo se transpuso a la legislación británica tras el final del periodo de transición del Brexit.
Casi todos los aspectos de nuestras vidas se ven afectados por el entorno digital. Desde las plataformas de las redes sociales hasta tu servicio local de reparto de pizzas, si has interactuado con estas empresas en Internet, tienen acceso a tu información personal. Algunos ejemplos clave son:
- Nombre
- Domicilio
- Número de teléfono
- Dirección de correo electrónico
- Datos de la cuenta bancaria
La razón por la que el GDPR británico es tan importante es que responsabiliza a las empresas si los datos acaban en malas manos. Las organizaciones tienen que asegurarse de que los datos se recopilan legalmente y sólo se utilizan en las condiciones que los propietarios de los datos han consentido.
Si los datos se utilizan indebidamente, se pierden o se roban, la empresa a la que se confían se enfrenta a enormes multas. En uno de los ejemplos más extremos, British Airways fue multada en 2019 con 183 millones de libras cuando unos piratas informáticos accedieron a los datos de 500.000 clientes entre agosto y septiembre del año anterior.
¿Qué tiene que ver el GDPR británico con Parcel Rooms?
Cada vez que tus inquilinos hacen un pedido a tu edificio de viviendas, se recogen dos datos clave: su nombre y su dirección.
La empresa que envía la entrega y el mensajero que la realiza tienen derecho a esta información. Sin embargo, para poder ofrecer una solución completa de paquetería a tus inquilinos, necesitaremos permiso para almacenar también algunos de sus datos personales.
Para garantizar que todos los paquetes están a salvo, seguros y sólo los recoge el propietario o una persona de confianza, los inquilinos que utilicen un servicio de paquetería tendrán que aceptar que se recojan los siguientes datos:
- Nombre – Se utiliza para emparejar parcelas con residentes
- Domicilio – Se utiliza para relacionar los paquetes con los residentes
- Correo electrónico – Se utiliza como método de notificación tras una entrega
- Número de teléfono móvil – Se utiliza como método de notificación tras una entrega
- Firma – Se utiliza como prueba de recogida
- Imagen fotográfica de su cara – Se utiliza como prueba de recogida
- Grabación de CCTV de ellos en la habitación – Se utiliza para evitar robos
Es muy poco probable que los inquilinos que utilicen este servicio estén en desacuerdo con que se recojan estos datos. Lo más probable es que ya tengas registrados la mayoría de ellos.
Hacer que una sala de paquetes del Reino Unido cumpla la GDPR sin limitar la experiencia de los inquilinos no es tan complicado como parece. He aquí cómo funciona el proceso completo:
Garantizar que una sala de paquetería cumple el GDPR del Reino Unido
Antes de que un residente pueda utilizar un servicio como el nuestro, debe aceptar los términos y condiciones. Parcel SafePlace es completamente opcional, y ninguno de tus inquilinos estará obligado a utilizarlo.
Tú o tu equipo podéis registrar estos datos para los residentes. Sin embargo, tendrán que aceptar las condiciones cuando recojan su primera entrega.
Cuando se realizan las entregas, el mensajero lleva los paquetes a la sala específica, a la que se accede mediante un código de acceso único que se recoge en el mostrador del quiosco. Se toma una foto de la etiqueta del paquete como prueba de la entrega y se almacena en la base de datos Parcel SafePlace.
A continuación, tu inquilino recibirá un correo electrónico y/o un SMS notificándole la entrega. Este mensaje sólo contendrá su nombre, la foto de la etiqueta del paquete y un código de un solo uso que le dará acceso al almacén.
Al recoger un paquete, se necesita una foto del inquilino junto con una firma como prueba de la recogida. La sala de paquetes está vigilada por al menos dos cámaras IP, a las que sólo pueden acceder los empleados de Parcel SafePlace. Las secuencias de las cámaras se conservan durante 30 días en los servidores encriptados de terceros, y sólo se utilizan para rastrear paquetes perdidos.
A los registros de recogida de paquetes sólo pueden acceder nuestros empleados y los administradores de fincas de tu edificio residencial. Si el inquilino decide abandonar la propiedad, los datos recogidos se eliminan en un plazo de 30 días. Los datos de los residentes/clientes nunca se compartirán con otras empresas con fines de marketing o de otro tipo.
Nunca se pedirá a los inquilinos que divulguen más información de la necesaria para garantizar que podemos notificarles que sus envíos están seguros y protegidos. Si en algún momento quieren acceder a sus datos o desean que eliminemos su información, pueden presentarnos una solicitud en cualquier momento.
En ocasiones, los operadores residenciales acuden a nosotros con una pregunta adicional sobre el GDPR del Reino Unido: «Si otro inquilino pasea por la habitación y ve el nombre y el número de unidad de otro residente, ¿se trata de una violación de datos?».
En pocas palabras, la respuesta es no. Nos lo dijo Adrian Jones, socio del bufete de abogados Trowers & Hamlins LLP:
«El hecho de que un mensajero haya entregado un paquete, y otro inquilino pueda ver la etiqueta, no es un problema de GDPR para Parcel SafePlace ni para los propietarios. Esto se debe a que no están procesando la información de ninguna manera. Se trata simplemente de una propiedad perteneciente a otra persona, que se ha dejado a la vista del público. Los nombres de los residentes no están protegidos en este contexto, y como te dirá cualquier búsqueda en LinkedIn, muchas personas comparten el mismo nombre».
Mantener seguros los datos de tus inquilinos y sus paquetes
En Parcel SafePlace, nos tomamos muy en serio la privacidad de los inquilinos de tu edificio residencial, y nos aseguramos de que nunca cause interrupciones en nuestro servicio.
Nuestro único objetivo es proporcionarte una solución eficaz de recogida de paquetes, que tenga un impacto positivo en la vida cotidiana de tus residentes. A su vez, esto puede ser de gran ayuda a la hora de que los inquilinos renueven sus contratos si consideran que Parcel SafePlace es un servicio que utilizan con regularidad.
Entendemos que encontrar espacio para una sala de paquetería dedicada también puede ser un reto en sí mismo, así que si tu edificio tiene poco espacio, PSP Lite podría ser la respuesta. Lo mejor de todo es que puedes optar a un periodo de prueba gratuito de dos meses.
Un servicio como Parcel SafePlace pronto será necesario en todos los edificios residenciales, sobre todo con el aumento de las ventas por Internet. Tanto si es nuestro producto completo o PSP Lite lo mejor para ti y tus residentes, debes saber que tomamos todas las medidas para garantizar que los datos de tus residentes estén seguros y protegidos.
Para ver cómo Parcel SafePlace puede ayudarte, ponte en contacto con nosotros.
